Der findes mange forskellige løsninger af GDPR værktøjer, der passer til forskellige behov. Derfor kan det ligeledes være svært at overskue forskellene og afgøre, hvilket af dem, der passer præcis til din organisation og dine behov. I denne artikel forsøger vi at redegøre for, hvilke områder du skal være opmærksom på, når du skal vælge dit GDPR system.
Vi har derfor samlet 5 punkter som vi mener, at du bør overveje nøje, når du skal ud og vælge dit GDPR system.
- Brugervenlighed: Hvor brugervenligt er systemet?
- Har der været brugervenlighedeseksperter (UX/UI eksperter - User Experience og User Interface) inde over udviklingen af systemet.
- Kompleksitet: Hvor komplekst er det at anvende systemet, og hvor meget kræver det af teknisk/juridisk viden at komme i gang?
- Visse systemet vil kræve stor oplæring og teknisk/juridisk forståelse for at kunne navigere og arbejde i systemer. Du skal derfor vælge et system, hvor så mange medarbejdere kan arbejde i og forstå systemet uden den store oplæring og omkostning. Hvis en medarbejder en dag bliver syg eller forlader din organisation, skal en ny medarbejder nemt og hurtigt kunne overtage ansvaret for systemet.
- Dybde: Hvor meget kan du komme i dybden med din dokumentation dvs. hvor mange spørgsmål stilles der, hvilke spørgsmål stilles der, og er der mulighed for at uploade filer mm.
- Hvis du har mulighed for at undersøge de funktioner som systemet tilbyder er det en stor fordel. Gå i dybden med systemet, så du kan teste det eller få en demo præsenteret. Undersøg nøje de spørgsmål, der stilles, hvordan de stilles og mulighederne for at uploade dokumentation mm.
- Fleksibilitet: Hvor meget fleksibilitet er der i systemet ift. nye tilføjelser/ændringer, der passer til din organisation?
- Hvor fleksibelt er systemet til at tilpasse sig præcist dine behov? Og er det et krav for dig, at der er en vis form for fleksibilitet i systemet? Det kan eksempelvis være ved tilfælde af, at du skal have ændret menupunkter, navngivninger, spørgsmål, valgmuligheder mm. så det passer præcist til din organisation og dermed din data-dokumentation.
- Omkostning: Hvad er omkostninger ved opstart og hvad er de løbende omkostninger? Overvej især opstartsomkostningerne og de såkaldte “switching costs”, der er forbundet med valget af system.
- Hvilke opstartsomkostninger er der forbundet med systemet? Er der en startomkostning? Undersøg om denne er fast eller variabel og find ud af, hvad den præcist er. Undersøg dernæst, hvad den månedlige eller årlige udgift vil være. Denne kan være licensbaseret pr. bruger, fast pr. virksomheder baseret på dennes størrelse eller en helt tredje prisfastsætning. Men undersøg omkostningerne nøje og overvej især switching cost, altså prisen for at skifte til et andet system. Du ønsker at lave så lille en investering som muligt og samtidig få mest muligt værdi ud af dit system.
Har du spørgsmål til dit valg?
Tag en uforpligtende snak med Sebastian, tlf: 22248655.